เมื่อองค์กรมีขนาดใหญ่ขึ้นการบริหารจัดการต่าง ๆ โดยเฉพาะเรื่องของบุคลากรย่อมเป็นเรื่องยากตามมาเสมอ ด้วยเหตุนี้ธุรกิจจำนวนมากจึงพยายามมองหาตัวช่วยที่จะทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้น สามารถเดินหน้าและเติบโตตามแผนที่คาดหวังเอาไว้ ระบบ ERP จึงเข้ามามีบทบาทในเรื่องนี้อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่ง ERP คืออะไร สำคัญต่อองค์กรมากขนาดไหน ขอพาทุกคนมาทำความรู้จักกันเลย

ERP คืออะไร

Enterprise Resource Planning หรือ ERP คือ ซอฟต์แวร์บริการประเภทหนึ่งที่ถูกนำมาใช้บริหารทรัพยากรต่าง ๆ ภายในองค์กรให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อย จัดการทุกอย่างได้ทั่วถึง สามารถรวมข้อมูลทุกอย่างเก็บเอาไว้ในฐานข้อมูลหลัก ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็นส่วนบริหาร ทรัพยากรบุคคล การตลาด บัญชี คลังสินค้า และอื่น ๆ สามารถนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้งานได้ตามระบบที่กำหนดผู้ใช้เอาไว้ ซึ่งข้อมูลที่อยู่ภายในก็มีตั้งแต่ตัวเลขทางบัญชี การเงิน ยอดขาย ยอดการสั่งซื้อวัตถุดิบ รายละเอียดการประชุม ฯลฯ

ปัจจุบัน ERP พัฒนาแบบก้าวกระโดดจนกลายเป็นสิ่งที่เรียกว่า ERP Software ลักษณะของโปรแกรมสำเร็จรูป ไม่จำเป็นต้องจ้างโปรแกรมเมอร์ค่าตัวแพงมาดำเนินการให้ สามารถจัดการข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์กรได้แบบครบถ้วน เชื่อมโยงทุก Module เข้าด้วยกัน สามารถอัปเดตได้แบบเรียลไทม์ เพื่อให้ทุกคนได้ใช้ข้อมูลชุดเดียวกันทั้งหมด สร้างผลดีต่อองค์กร

ระบบ ERP เบื้องต้นที่องค์กรควรมีไว้ใช้งาน

1. ระบบทรัพยากรบุคคล

อย่างที่เกริ่นเอาไว้ว่าเมื่อขนาดองค์กรใหญ่ขึ้น การบริหารบุคคลให้พึงพอใจมากที่สุดเป็นเรื่องสำคัญ ไม่เช่นนั้นหากควบคุมไม่อยู่ธุรกิจย่อมมีโอกาสเกิดความเสีหายได้ ระบบ ERP จึงเข้ามาช่วยทั้งเรื่องของการคัดสรรพนักงาน รายงานการเข้า-ออกงาน ประเมินผลงาน การกำหนดแผนงานของแต่ละฝ่าย วางแผนอบรม การขาด-ลางาน การเบิกเงินของพนักงาน ฯลฯ

2. ระบบจัดการด้านการเงิน

เป็นสิ่งที่ระบบ ERP ต้องเข้ามาเพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และสามารถตรวจสอบได้จากหลายฝ่าย ป้องกันความเสี่ยงเรื่องการถูกยักยอก อีกทั้งยังรู้ว่าตอนนี้สถานะทางการเงินที่แท้จริงขององค์กรเป็นอย่างไรบ้าง ซึ่งระบบจัดการด้านการเงินก็มีตั้งแต่เรื่องของบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายขาย เป็นต้น

3. ระบบการจัดการข้อมูล

ระบบนี้จะช่วยให้การทำงานของพนักงานและผู้บริหารง่ายขึ้นกว่าเดิม เพราะสามารถจัดเก็บรวบรวมข้อมูลทั้งหมดของธุรกิจเอาไว้อย่างครบถ้วนเพื่อให้สามารถจัดการอย่างมีแนวทางถูกต้อง ชัดเจน ทุกฝ่าย ทุกแผนกสามารถนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้เพื่อวางแผนการทำงานของตนเองอย่างมีศักยภาพ เช่น ข้อมูลการนำเข้าวัตถุดิบ ยอดขายที่เกิดขึ้นจริง ค่าเสื่อมสภาพเครื่องจักร ฯลฯ ระบบ ERP จะนำเสนอรายงานผลลัพธ์มาให้เห็นง่ายขึ้นผ่านรูปแบบกราฟ

4. ระบบการขายและการจัดซื้อจัดจ้าง

กรณีที่สินค้าคุณมีหลายประเภทจนไม่สามารถบริหารด้วยระบบทั่วไปได้ การนำ ERP มาใช้ก็ถือเป็นอีกทางเลือกอันน่าสนใจมาก ๆ เพื่อให้มั่นใจว่าสินค้าทุกชิ้นมีจำนวนชัดเจน ขายได้เท่าไหร่ เหลือกี่ชิ้น เป็นเงินกี่บาท สถิติการขายที่เกิดขึ้น การจัดซื้อจัดจ้างกับองค์กรภาครัฐ การทำเอกสารประมูล ฯลฯ ทุกเรื่องสามารถรับรู้และบริหารได้อย่างดี

5. ระบบของผู้บริหาร

นอกจากฝ่ายต่าง ๆ ที่ควรมีระบบ ERP แล้ว ผู้บริหารเองก็ควรมีการแยกระบบเฉพาะเอาไว้เพื่อ่ให้ทุกอย่างจัดการง่ายขึ้นกว่าเดิม ดึงข้อมูลจากทุกระบบเข้ามาเพื่อศึกษา ค้นหาข้อมูล วิเคราะห์ กำหนดกลยุทธ์ วางแผน และสั่งการให้ตรงกับเป้าหมายหรือสิ่งที่องค์กรตั้งจุดประสงค์เอาไว้

อย่างไรก็ตามนอกจากทั้ง 5 ระบบ ERP ที่ระบุเอาไว้แล้วระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องก็ยังสามารถนำมาใช้งานได้แบบเต็มประสิทธิภาพเช่นกัน เช่น ระบบบริหารคลังสินค้า ระบบขนส่งสินค้า ระบบจัดการฝ่ายการตลาดออนไลน์ ฯลฯ

ประเภทของระบบ ERP ที่ใช้งานในปัจจุบัน

 1. ระบบ Cloud

เป็นระบบที่มีการติดตั้งไว้บนคลาวด์เซิร์ฟเวอร์ (Cloud Server) เพื่อให้การเข้าใช้งานของบุคลากรฝ่ายที่เกี่ยวข้องเป็นเรื่องง่ายมากขึ้น เหมาะกับการทำงานคนละสถานที่ เช่น ทำงานต่างสาขา ต่างโรงงาน หรือทำงานแบบ Work From Home เพียงแค่มีอุปกรณ์เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตก็เรียบร้อย ตอบโจทย์การทำงานยุคใหม่เป็นอย่างยิ่ง

2. ระบบ On – Premise

ระบบนี้จะทำการติดตั้งซอฟต์แวร์ ERP เอาไว้บน Hardware หรืออุปกรณ์หลักซึ่งองค์กรมีการใช้งานอยู่แล้ว จุดเด่นสำคัญต้องยกให้กับด้านความปลอดภัยสูงมาก ลดโอกาสเสี่ยงการถูกแฮ็กข้อมูลจากเหล่าสแกมเมอร์ แต่ทั้งนี้การทำงานต้องอยู่ในพื้นที่ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบได้เท่านั้น จึงเหมาะกับองค์กรที่มีข้อมูลส่วนบุคคลลูกค้าหรือข้อมูลที่สุ่มเสี่ยงอันตรายหากตกไปอยู่ในมือของมิจฉาชีพ

ระบบ ERP สำคัญต่อองค์กรอย่างไรบ้าง

  • ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพบริหารจัดการในด้านต่าง ๆ ขององค์กรได้อย่างดีเยี่ยม ช่วยให้ทุกคนสามารถพาองค์กรก้าวไปสู่เป้าหมายที่กำหนดไว้ภายในเวลาอันรวดเร็ว
  • สามารถจัดการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้ทันท่วงทีหากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น ไม่ต้องรอสะสมเอาไว้จนเกินเยียวยา
  • มีความปลอดภัยสูงมาก สามารถรักษาข้อมูลต่าง ๆ ที่มีความสำคัญไม่ให้ตกไปอยู่ในมือของมิจฉาชีพ
  • ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าใจระบบการทำงานได้ภายในเวลาอันรวดเร็ว แม้เป็นคนใหม่ก็ไม่ต้องวุ่นวายกับการสอนเรื่องระบบต่าง ๆ
  • นำข้อมูลที่ได้ไปใช้วางแผนธุรกิจ วางแผนการตลาด และอื่น ๆ ในอนาคต

สรุป

ระบบ ERP เป็นอีกปัจจัยสำคัญที่จะช่วยทำให้องค์กรประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายที่คาดหวังเอาไว้ สามารถเชื่อมต่อทุกข้อมูลเพื่อบริหารจัดการได้ง่ายขึ้นกว่าเดิม ยิ่งเป็นองค์กรขนาดใหญ่ด้วยแล้วลำพังแค่ผู้บริหารหรือหัวหน้าแผนก หัวหน้าฝ่าย อาจไม่ได้รับข้อมูลทุกด้านตรงกัน หรือครบถ้วน แต่เมื่อมีระบบนี้เข้ามาไม่ว่าใครก็เช็กรายละเอียดเหล่านั้นและทำตามแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพ