การทำงานที่มีประสิทธิภาพนอกจากการใช้ความรู้ ทักษะ ความตั้งใจ เพื่อให้ตรงตามเป้าหมายของตนเองแล้ว อีกสิ่งที่ไม่ควรมองข้ามนั่นคือการเลือกหลักการดี ๆ เข้ามาเป็นแนวทางสำหรับสร้างความสำเร็จไม่ว่าคุณจะอยู่ในสถานะของพนักงาน ผู้บริหาร หรือเจ้าของกิจการก็ตาม และหนึ่งในหลักที่ได้รับความนิยม ถูกพูดถึงเยอะต้องยกให้กับ “Kaizen” มาถึงตรงนี้หลายคนคงยังมีข้อสงสัยว่า Kaizen คืออะไร ต้องทำยังไงบ้าง และจะช่วยสร้างผลลัพธ์ที่ดีต่อตนเองและองค์กรได้มากแค่ไหน นี่คือข้อมูลที่รวมไว้ให้แล้ว
Kaizen คืออะไร
Kaizen คือ หลักการทำงานและบริหารจัดการของญี่ปุ่น ซึ่งแปลตรงตัวได้ว่า “การปรับปรุง” (Improvement) โดยคำว่า Kai หมายถึง การเปลี่ยนแปลง และ Zen หมายถึง ดี ด้วยเหตุนี้แนวคิดดังกล่าวจึงพอสรุปใจความได้ทำนอง กลยุทธ์การทำงานโดยอาศัยวิธีบริหารจัดการเพื่อให้เกิดผลลัพธ์ดีที่สุด ภายใต้การปรับปรุงสิ่งที่มักสร้างข้อผิดพลาดพร้อมหาวิธีพัฒนาไปสู่สิ่งที่ตรงกับจุดประสงค์และทำให้ดีขึ้นเรื่อย ๆ แบบไม่สิ้นสุด ไม่ว่าจะเป็นพนักงาน ผู้บริหาร เจ้าของกิจการ
จุดเริ่มต้นของหลัก Kaizen เริ่มต้นในช่วงทศวรรษ 1980 และได้รับความนิยมมากตั้งแต่ทศวรรษ 1990 เรื่อยมา ซึ่งบริษัทชั้นนำของญี่ปุ่นหลายแห่งที่ประสบความสำเร็จพวกเขายืนยันว่าได้ใช้แนวทางนี้เป็นหัวใจสำคัญ เมื่องานบริหารออกมาดี การทำงานของคนในลำดับถัดไปก็มีความถูกต้อง แม่นยำ และตอบสนองสิ่งที่องค์กรคาดหวัง ไปจนถึงสิ่งที่ลูกค้าต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
หลักการสำคัญของระบบ Kaizen
อย่างที่อธิบายไปว่าหลัก Kaizen เป็นแนวคิดเพื่อปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นแบบไม่สิ้นสุดเมื่อเจอข้อผิดพลาดหรือปัญหาต่าง ๆ ซึ่งเหตุผลที่ต้องยอมรับเรื่องหนึ่งคือ ไม่ว่างานประเภทใดก็ตามย่อมเกิดเรื่องเหล่านี้ได้ตลอดเวลา จึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่หลักดังกล่าวจะต้องถูกใช้งานต่อเนื่องและไม่มีวันสิ้นสุด โดยแบ่งหลักการสำคัญได้ 2 แนวทาง ดังนี้
1. เลิก ลด เปลี่ยน
- “เลิก” ขั้นตอนการทำงานที่ไม่สำคัญออกไป เพื่อลดความสิ้นเปลืองทั้งด้านแรงงาน ค่าใช้จ่าย ต้นทุนวัตถุดิบ
- “ลด” การทำงานซ้ำซาก หรือตัดขั้นตอนบางอย่างที่ต้องทำซ้ำ ๆ ทั้งที่ไม่ได้มีความจำเป็นอะไรเลย เช่น การตอกบัตรเข้า-ออกงานตอนกลางวัน เป็นต้น
- “เปลี่ยน” สิ่งที่ประเมินแล้วว่าไม่สามารถเลิกหรือลดได้ จึงจำเป็นต้องเปลี่ยนแนวทางเพื่อคาดหวังผลลัพธ์เชิงบวกที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
2. การใช้ความคิดสร้างสรรค์
อีกหลักการสำคัญของแนวทาง Kaizen ต้องอาศัยความคิดสร้างสรรค์เพื่อแก้ไขปัญหา เพราะบางทีแนวทางเดิม ๆ อาจไม่ส่งผลตามที่คาดหวังเอาไว้ ดังนั้นไอเดียแปลกใหม่จะช่วยสร้างความแตกต่างและโอกาสเกิดผลลัพธ์ตามเป้าหมายที่คาดหวังไว้เช่นกัน
กลยุทธ์ยอดนิยมที่มักนำมาปรับใช้กับหลัก Kaizen
เมื่อเข้าใจหลักของ Kaizen กันพอสมควรแล้ว องค์กรจำนวนมากจึงมีการนำกลยุทธ์ต่าง ๆ เข้ามาปรับใช้โดยตั้งจุดประสงค์เพื่อเดินหน้าสู่สิ่งที่คาดหวังเอาไว้ ซึ่งกลยุทธ์ยอดนิยมที่อยากบอกต่อและสามารถนำไปลองได้จริง มีดังนี้
1. PDCA
Plan – Do – Check – Act หรือ วางแผน – ปฏิบัติ – ตรวจสอบ – ปรับปรุง นี่คือเครื่องมือที่ผู้บริหารจำนวนมากคุ้นเคยกันดีอยู่แล้ว จุดประสงค์หลักเพื่อลดข้อผิดพลาด มองหาจุดบกพร่อง แก้ไข พัฒนาปรับปรุงให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ควรเป็น ซึ่งลักษณะของสิ่งที่มักจะต้องเริ่มด้วยการวางแผนอย่างมีระบบ ลงมือทำตามแผน ตรวจสอบความถูกต้อง เหมาะสม และปรับปรุงสิ่งที่ยังเกิดข้อผิดพลาดให้ออกมาดีที่สุด
2. Kiken Yochi Training (KYT)
K = Kiken คิเค็น คือ อันตราย Y = Yoshi โยชิ คือ การบ่งชี้อันตรายล่วงหน้า T = Training คือ การอบรมเพื่อความชำนาญ ดังนั้นกลยุทธ์นี้จึงสรุปได้ว่าเป็นแนวทางเพื่อวิเคราะห์ คาดการณ์ ถึงอันตรายที่อาจเกิดขึ้นได้ระหว่างการทำงาน จากนั้นจึงหาวิธีป้องกันเพื่อลดความเสี่ยงดังกล่าวให้เหลือน้อยที่สุด หัวใจสำคัญต้องเน้นย้ำด้านความปลอดภัยของงานที่กำลังทำเพื่อไม่ให้เกิดความเสียหาย สูญเสีย หรือส่งผลรุนแรงทั้งกับตัวพนักงาน ผู้บริหาร องค์กร
3. Total Quality Management (TQM)
หมายถึง รูปแบบการจัดการด้านคุณภาพทั้งหมดภายในองค์กร ปัจจัยสำคัญของกลยุทธ์จะประกอบไปด้วย 6 ด้านใหญ่ ๆ ได้แก่ บริหารคุณภาพ พุ่งเป้าไปยังลูกค้า ให้ความสำคัญกับกระบวนการทั้งหมด ปรับปรุงเพื่อสร้างผลลัพธ์ที่ดีอย่างต่อเนื่อง ใส่ใจกับทรัพยากรบุคคล มีการวัดผลและจัดเก็บข้อมูล
4. Just-Time System (JIT)
เป็นอีกกลยุทธ์ที่เกิดขึ้นจากบริษัทโตโยต้าของญี่ปุ่นและกลายเป็นความนิยมที่แผ่ขยายออกไปไกลมาก หากอธิบายแบบตรงตัวจะหมายถึง ระบบทันเวลา หรือผลิตให้ทันต่อเวลาที่กำหนด ลดความสูญเสียจากการประเมินเวลาและระดับการผลิตไม่เหมาะสม ลดการใช้เครื่องจักรและทรัพยากรบางอย่างโดยไม่จำเป็น และยังช่วยให้การบริหารคลังสินค้าเป็นเรื่องง่ายขึ้นกว่าเดิมด้วย
5. 5ส
สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ สร้างนิสัย อีกหลักการที่มีความสำคัญและหลายองค์กรนำมาเป็นตัวจุดประกายหน้าที่เพื่อให้พนักงานรู้สึกถึงสิ่งที่พวกเขาควรทำ มองภายนอกอาจคิดว่าเป็นแค่เรื่องการทำความสะอาดบ้าน แต่ถ้าเจาะลึกลงไปสิ่งที่เกิดขึ้นจะช่วยฝึกนิสัยทุกคนให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ รู้หน้าที่ มีความรับผิดชอบ และคนที่ทำงานร่วมด้วยจะสบายใจ ผลงานออกมาดีไม่ยากเลย
สรุป
Kaizen เป็นอีกหลักการที่องค์กรจำนวนมากให้ความสำคัญ ซึ่งไม่ใช่การทำเฉพาะฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งแต่ทุกคนต้องมีส่วนร่วมกันชัดเจน มากไปกว่านั้นยังสามารถนำเอาเทคนิค กลยุทธ์ทั้งด้านการตลาด การบริหาร และการจัดการทั้งหลายเข้ามาเป็นส่วนประกอบเพื่อให้องค์กรเดินหน้าตามเป้าหมายที่คาดหวังเอาไว้อย่างเต็มศักยภาพ ลดความสูญเสีย ความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตไม่ยากเลย