การติดต่อสื่อสารในยุคปัจจุบันต้องยอมรับว่าอินเทอร์เน็ตเข้ามามีบทบาทและเกี่ยวข้องแทบทุกเรื่อง เหตุเพราะผู้ใช้งานได้รับทั้งความสะดวก รวดเร็ว ไม่ต้องเสียเงินแพง ๆ เหมือนยุคก่อน โดยเฉพาะกลุ่มธุรกิจจำนวนมากที่มักให้ความสำคัญไม่แพ้กับด้านอื่น “Mail Server” จึงกลายเป็นอีกทางเลือกชั้นยอดขององค์กรและผู้ใช้งานด้านการรับ-ส่งข้อความผ่านระบบออนไลน์จำนวนมาก ใครที่สงสัยว่า Mail Server คืออะไร มีกลไกการทำงานแบบไหนบ้าง ตามมาค้นหาข้อมูลทั้งหมดกันเลย!
Mail Server คืออะไร
Mail Server คือ อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ใช้ในการส่ง Email แลกเปลี่ยน Email รับ Email ในกรณีที่เรามีอีเมลที่เป็นโดเมนของตัวเอง เช่น support@seomasterth.com เมลเซิฟเวอร์จะเป็นตัวกลางการเชื่อมต่อระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์ทั้งสองเครื่องที่อยู่ห่างไกล Protocol ที่ใช้ในการคุยติดต่อสื่อสารหากันคือ IMAP, POP3, SMTP.
กลไกการทำงานของ Mail Server
ตามหลักกลไกการทำงานของ Mail Server จะแบ่งออกเป็น 3 องค์ประกอบสำคัญเพื่อให้สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้
1. การส่ง Email
โปรแกรม Postfix จะอยู่ในกลไกของการส่งอีเมล หลักการคือเมื่อผู้ใช้งานทำการสร้างอีเมลที่ตนเองต้องการเรียบร้อย จากนั้นจึงกดส่งผ่านระบบที่ใช้ เช่น Microsoft Outlook หรือเว็บเมลอื่น ๆ หลังทำการกดส่งเสร็จสิ้น Client จะมีการเชื่อมต่อกับตัวเครื่องเซิร์ฟเวอร์ผ่านการใช้งาน Protocol SMTP อีเมลดังกล่าวจึงถูกส่งมาเก็บไว้ที่ Mail Server เพื่อจัดลำดับในการส่งต่อไปสู่ปลายทาง (เป็นขั้นตอนของการ Relay Mail)
2. การแลกเปลี่ยน Email
เมื่อผู้ใช้งานทำการส่งอีเมลโดยมีจุดประสงค์ไปถึงผู้รับปลายทาง หลังเซิร์ฟเวอร์ได้รับอีเมลดังกล่าวจะมีการใช้โปรแกรม MTA หรือ Mail Transport Agent เข้ามาอ่านข้อมูล Address ผู้รับปลายทาง จากนั้นจึงเข้าสู่ขั้นตอนการตรวจสอบว่า Mail Server เจ้าไหนคือผู้ให้บริการของผู้รับ เสร็จแล้วก็ติดต่อไปยังผู้ให้บริการดังกล่าวผ่าน SMTP เพื่อให้ปลายทางรับเอาอีเมลฉบับดังกล่าวไป
3. การรับ Email
กลไกสุดท้ายจะอยู่ในหมวดโปรแกรม Dovecot โดยผู้รับปลายทางสามารถรับอีเมลจากผู้ส่งได้ด้วยโปรแกรมรับส่งอีเมล หรือโปรแกรมเว็บเมล รูปแบบการทำงานคือ โปรแกรมดังกล่าวจะติดต่อไปยัง Mail Server จากนั้นจึงส่งชื่อ Username และ Password ไปให้ เมื่อเซิร์ฟเวอร์ตรวจสอบรายละเอียดเรียบร้อยพบว่าข้อมูลนั้นถูกต้องก็จะอนุญาตให้ผู้รับปลายทางสามารถรับอีเมลฉบับดังกล่าวได้ผ่าน Protocol POP3 หรือ IMAP4
หน้าที่เพิ่มเติมของ Mail Server
นอกจากการรับ – ส่งอีเมลเป็นหลักแล้ว Mail Server ยังมีหน้าที่อื่น ๆ เพิ่มเติมเสมือนเป็นการสร้างศักยภาพให้ตอบโจทย์ต่อผู้ใช้งานจำนวนมาก สามารถแบ่งเป็น 2 เรื่องได้ ดังนี้
1. การเก็บทุกข้อมูลจากอีเมล
ไม่ว่าข้อมูลใด ๆ ก็ตามที่อยู่บนระบบอีเมล ตัวเซิร์ฟเวอร์จะทำการเก็บรายละเอียดทั้งหมด เช่น อีเมลที่อยู่ใน Inbox, Outbox, Junk Mail และอื่น ๆ ไล่เรียงกันไปตั้งแต่ข้อความธรรมดามีแต่ตัวหนังสือ ไปจนถึงไฟล์ภาพ ไฟล์วิดีโอ ไฟล์แนบทุกประเภท ซึ่งพื้นที่การจัดเก็บอยู่ในฮาร์ดดิสก์ของ Mail Server
2. การกรองอีเมลสแปม / โฆษณา
เป็นเรื่องปกติเมื่อคุณใช้งานอีเมลแล้วมักพบว่าบ่อยครั้งก็ชอบมีอีเมลกลุ่มโฆษณาก่อกวน อีเมลสแปมส่งเข้ามาอยู่บ่อยครั้ง ซึ่งเคยสังเกตหรือไม่บางอีเมลก็ถูกกำจัดให้ไปอยู่ใน Junk Mail ทันที นั่นเพราะ Mail Server ได้ทำการกลั่นกรองข้อมูลอีเมลขาเข้าทั้งหมดว่าถูกจัดอยู่ในกลุ่มไหน และควรนำไปไว้โฟลเดอร์ใด หากอีเมล์ที่ส่งมาถูกประเมินแล้วว่านี่คือชื่ออีเมลที่น่าสงสัย หรือพบเจอการสแปมบ่อย ตัวอีเมลดังกล่าวก็จะถูกจัดการให้ไปอยู่ใน Junk Mail ซึ่งผู้รับก็ยังคงเปิดดูได้ตามปกติแต่จะมีระยะเวลาในการเก็บข้อมูล หากเกินจากที่กำหนดอีเมลดังกล่าวก็ถูกลบแบบอัตโนมัติทันที นี่เป็นอีกความสำคัญของการมี Mail Server ที่ดี เพราะถ้าไม่สามารถกรองอีเมลโฆษณา สแปมได้ แต่ละวันหน้ากล่องขาเข้าของคุณมักเต็มไปด้วยอีเมลขยะ ไร้สาระ
ความสำคัญของ Mail Server ต่อธุรกิจ
ตามที่อธิบายเอาไว้ตั้งแต่ต้นว่าปัจจุบันการรับ – ส่งอีเมลเป็นวิธียอดนิยมสำหรับคนทั่วโลกและทุกธุรกิจ ไม่จำเป็นต้องเสียเงินในการส่งจดหมายหรือแฟกซ์ แบบสมัยก่อน ดำเนินการได้ภายในเวลาอันรวดเร็ว ตอบโจทย์กับการทำธุรกิจยุคใหม่เป็นอย่างยิ่ง บ่งบอกถึงภาพลักษณ์ ความทันสมัย และยังช่วยให้งานต่าง ๆ ดำเนินการภายในเวลาจำกัดได้ดีเยี่ยม สิ่งเหล่านี้ล้วนส่งผลเชิงบวกต่อธุรกิจชัดเจน
ข้อควรระวังในการใช้งาน Mail Server
อย่างไรก็ตามสิ่งที่ต้องระวังเอาไว้อย่างหนึ่งเกี่ยวกับการใช้ Mail Server นั่นคือเรื่องของการถูกแฮ็ก (Hack) ข้อมูล หรือการโจรกรรมข้อมูลผ่านช่องทางออนไลน์ ซึ่งปัจจุบันเหล่าบรรดามิจฉาชีพเองก็พยายามทุกรูปแบบที่จะนำเอาข้อมูลลับขององค์กรนั้น ๆ มาหาผลประโยชน์ ด้วยเหตุนี้ผู้ดูแลระบบ หรือฝ่ายไอทีก็ต้องมีทักษะ ทำงานอย่างรัดกุม และสิ่งสำคัญต้องซื่อสัตย์ ไม่ขายข้อมูลขององค์กรเพื่อให้ตนเองได้รับประโยชน์แต่อีกหลายฝ่ายเดือดร้อน
Google Workspace หรือ G Suite
ปัจจุบันมีบริการจากกูเกิลให้เราสามารถใช้อีเมลที่มีโดเมนเว็บเรา แต่ใช้งานต่างๆผ่าน gmail และใช้ Mail Server ของ Google อีกด้วย ศึกษาเพิ่มเติมจากบทความนี้กันว่า G Suite คืออะไร
สรุป
การใช้งาน Mail Server กลายเป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นกับองค์กรจำนวนมากภายใต้หลักทำงานอันแสนเข้าใจง่ายนั่นคือรับ – ส่งอีเมล และยังมีระบบเพิ่มเติมเพื่อช่วยสร้างความสะดวก รวดเร็ว ประหยัดต้นทุน แต่เหนือสิ่งอื่นใดก็ต้องคอยระวังเรื่องการถูกโจรกรรมข้อมูล ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้เสมอหากไม่ตรวจสอบ อัปเดตความปลอดภัยอย่างสม่ำเสมอ